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書類を提出する時に心がけたい7つ習慣

Webディレクターになって、何かと書類を提出する機会が多くなってきました。実践できるかどうかは別として、書類を提出する時に心がけたい習慣を自分用メモとしてまとめてみました。

社会人であれば習慣にしているのが当たり前のようなものも多いと思いますがご了承ください。

  1. ロジックツリーを使って考える
    1. 書類を作るときはロジックツリーを使って、漏れ・重複がないように心がけます。これをするのとしないのとではアウトプットの結果(質)が雲泥の差です。何を言いたいのかをハッキリさせて整理するために、心がけたい最低限の習慣です。
  2. 取捨選択する
    1. 様々な調査結果や伝えたいことがたくさん出てきますが、取捨選択しなければなりません。すべてを盛り込んで満足するのは作った本人だけで、提出する相手にとっては迷惑なだけであることが多々あります。トヨタが実践しているA3一枚の企画書や、kawasakiメソッドの10枚以内に収めるプレゼン資料等の「物理的制約(収めなければならないという制約)」をあえて作るのも効果的です。
  3. リファレンスは別に用意する
    1. 用語集、参考資料、統計結果などの参考資料は提出する書類とは別に用意するか、脚注にします。書類中で論理の流れの妨げにならないようにするためです。インターネットのハイパーリンクという仕組みは、この習慣をとても有効に使うことの出来る素晴らしい仕組みです。オフラインの書類でもハイパーリンクを設定しているつもりで、リファレンスは別に用意します。
  4. 構成要素にはIDを付ける
    1. ページ、図、見出しのすべてに重複のない番号(ID)をつけることを心がけます。また、リストを使う時も極力番号つきリストを使います。そうすることで、「何ページの何番の図」とか「何章の何番目の項目」というようなエイリアス(ショートカット)として使うことができるようになり、お互いが参照している要素の相違も生じにくくなります。引用や参照する時の手間を大幅に省くことが出来ます。
  5. 例を用意する
    1. 具体例、例え話などをあらかじめ用意しておきます。その例を書類に書く必要はありません。見出しごとや項目ごとに、使いたい例を整理したマッピング表を用意しておくことまですれば、実際に書類を使って話をする時の強力なツールになります。本当は、文脈に即した適切な例をリアルタイムで考えられるのが理想ですが、あらかじめすべて用意していても無駄にはなりませんし、自信が持てます。
  6. 想定問答集を用意する
    1. 想定問答集をあらかじめ作っておきます。この作業によって、受け答えがスムーズになるし、書類の欠陥を事前に見抜くこともできます。新たに受けた質問をストックして、次回の書類作成時に役立てると、好循環になります。
  7. 上司以外の人にチェックしてもらう
    1. 上司にチェックをしてもらうと、必然的に修正の強制力が働いてしまいます。修正するしないは自分の権限において行いたいという場合は、上司以外の人に意見をもらうことが効果的です。相談後、多様性を得た上で、修正しようと思った箇所を修正します。

こんな感じです。時間がなくてそこまでやってられないってのが正直なところですけど。

私は提出物の修正をされまくっている側の人(新人かつ営業未経験者のため)なので、説得力にかけてしまうのですが、ここに挙げた項目は常に心がけたい習慣です。てことで、メモ代わりに残しておきます。(これを心がけたところで、修正が入って崩されてしまうわけですがorz...)